Hóa đơn điện tử năm 2026 — Những quy định và tình huống doanh nghiệp cần nắm
1. Khung pháp lý về hóa đơn điện tử
Toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh tại Việt Nam hiện nay bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo lộ trình hoàn thành từ ngày 01/7/2022. Khung pháp lý hiện hành bao gồm:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (Chương IV — Hóa đơn, chứng từ điện tử).
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn chi tiết.
2. Hai loại hóa đơn điện tử chính
Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một trong hai loại:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế: mỗi hóa đơn được cấp một mã riêng từ hệ thống của Tổng cục Thuế. Áp dụng với doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, hoặc doanh nghiệp mới thành lập trong thời gian đầu.
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: doanh nghiệp tự lập và chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế. Áp dụng với doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về hạ tầng CNTT và không thuộc diện rủi ro cao.
3. Các tình huống xử lý hóa đơn sai sót
3.1 Hóa đơn chưa gửi cho người mua
Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn đã lập có sai sót, sau đó lập hóa đơn mới thay thế gửi cho người mua.
3.2 Hóa đơn đã gửi cho người mua
Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 2 cách xử lý:
- Điều chỉnh: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót, ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…".
- Thay thế: Lập hóa đơn mới thay thế, ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…".
Lưu ý: chỉ được chọn MỘT hình thức (điều chỉnh hoặc thay thế) cho lần xử lý đầu tiên. Nếu hóa đơn sau đó tiếp tục có sai sót, vẫn phải áp dụng đúng hình thức đã chọn ban đầu.
3.3 Hàng bán bị trả lại
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu hoặc lập hóa đơn thay thế (nếu trả toàn bộ hàng và chưa giao hóa đơn).
4. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Áp dụng với doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (siêu thị, nhà hàng, cửa hàng…). Hóa đơn được xuất từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế, không cần ký số từng hóa đơn riêng lẻ, giúp giảm thủ tục hành chính đáng kể.
5. Lưu ý về thời hiệu lưu trữ
Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn phải được lưu trên hệ thống có khả năng truy xuất, in ấn khi cơ quan thuế yêu cầu.
